Manual del Activo 20-30 (Libro Rojo) (página 2)

B. Selección Adecuada de los Socios
Integrantes de los Comités.

1. Cualidades y Requisitos.

El presidente debe tener, por todos conceptos, sumo
cuidado en la selección de los integrantes para cada uno
de los comités. Debe examinar a fondo las cualidades de
cada uno de los socios y asignarlos al comité para el cual
estén más capacitados, de acuerdo con las
facultades y facilidades de cada uno. Al decir que una persona
debe de estar preparadas o tener cualidades, se entiende que ese
elemento debe poseer las siguientes dotes que son básicas
para el buen funcionamiento de un comité:

a. Dedicación.

b. Adaptabilidad.

c. Cualidades de dirigente.

e. Experiencia.

f. Interés en una tarea especial.

Estos puntos no necesitan de explicación y hay
que fijarse que la persona que dirija un comité las
posea.

2. Método de Selección.

a. Catalogar a cada socio de acuerdo con los puntos
antes citados.

b. Determinar qué comité sería de
mayor interés para el socio en particular.

c. Asignarlo a un comité en donde desarrolle
mejor su trabajo.

d. Pedir sugestiones al director del comité
saliente.

e. Solicitar los puntos de vista de los socios
más antiguos y de los ex presidentes.

f. Revisar nuevamente las listas y hacer los cambios que
se crean convenientes.

g. Finalmente, pasar lista al consejo de directores para
su aprobación

Empleando el método arriba citado para la
designación de los comités, casi se puede tener la
plena seguridad de que los comités cumplirán con su
cometido.

Un comité inactivo es un lastre que no puede ser
tolerado en el club.

Por ningún concepto debe asignarse a todos los
mejores elementos dentro de uno o dos comités.

C. Instrucciones para los
Comités.

El éxito de un club solamente se obtiene por la
actividad de sus comités; el éxito del club es
directamente proporcional al éxito de sus respectivos
comités. Es por esta razón que existe la necesidad
de que los integrantes de los comités comprendan
claramente sus obligaciones. Tan pronto como los comités
estén seleccionados y organizados, el presidente y el
director saliente de cada comité deben reunirse con cada
uno de ellos e instruirlos sobre sus fines y obligaciones,
señalándoles tareas concretas a realizar; y
hacerles ver la importancia que tiene para el club, para la
comunidad y para Activo 20-30 Internacional, el que las cumpla.
También debe señalárseles la
cooperación que debe existir entre los distintos
comités para lograr el mayor éxito en sus
tareas.

D. Selección de los
Comités.

Antes de que un comité entre en actividad, es
necesario que se junten sus miembros, discutan y tracen un plan
de trabajo relacionado con sus obligaciones. El presidente puede
convocar a junta a cada uno de los comités después
de cada sesión ordinaria del club para que así
tenga la oportunidad de reunirse con todos ellos. No importando
como y cuando se junten los comités, es obligación
del presidente vigilar que todos ellos tengan un plan
constructivo definido y que estén activos.

E. Reconocimiento de la Labor
Desarrollada.

El presidente no debe pasar desapercibida la labor
meritoria que cada hombre o comité desempeñe en sus
funciones y debe hacerle los honores y reconocimiento respectivos
tanto en lo particular como públicamente. Esto
servirá de incentivo para él o los socios en el
desarrollo de más y mejor trabajo.

F. Rehabilitación de
Comités.

Un comité que es seleccionado e instruido
cuidadosamente, rara vez fracasa en su función. Sin
embargo, cuando un comité se muestra inactivo, hay
necesidad de cambiarlo; el cambio de personal es una
función muy desagradable para el presidente, pero por el
bien del club hay que hacerlo. Hay que efectuar el cambio con
mucho tacto pero con firmeza.

G. Reportes de los Comités.

Al terminar el período, el presidente debe exigir
de cada uno de los comités un reporte de sus actividades
escrito a máquina. Estos reportes no únicamente
deben contener la historia de las actividades, sino
también las sugestiones que se crean pertinentes para los
comités que vayan a sucederlos. Cada comité debe
tener, por separado, un expediente en el que se archiven los
reportes que hagan al presidente, así como todo el
material informativo y sugestiones que envíe la Oficina
Nacional referentes a éste comité. Un expediente de
éste tipo proporcionará al nuevo director del
comité información valiosa respecto a sus deberes y
responsabilidades.

Las sugestiones proporcionadas en éste "Libro
Rojo" no se proporcionan con la idea de que cada club las aplique
exactamente; más bien, estas deben servir de guía y
cada club las aplique de acuerdo con sus necesidades.

EL PRESIDENTE DEL CLUB Y EL
PÚBLICO

Es imposible que la comunidad mantenga un alto concepto
del club si el presidente no da el ejemplo con su manera de ser,
su espíritu, honorabilidad, integridad, conducta en la
comunidad, negocios y vida social. El presidente del club es la
persona que está en mayor contacto con todos aquellos que
desean obtener favores del club. Según el tacto con que el
presidente maneje estos asuntos y hable a las personas
interesadas así dejará la impresión de
seriedad e integración que tenga el club ante esas
personas.

A través del presidente, la comunidad juzga al
club Activo 20-30. Si el presidente es activo, tomo en serio el
servicio a su comunidad, está bien informado de las
necesidades de su población, está capacitado para
conversar con personas de categoría de su comunidad y
discute con ellas asuntos de interés para su club,
encontraremos que ese club se le tendrá en un concepto
magnifico y será bien estimado.

A continuación damos algunas sugestiones que
podrán guiar al presidente en su política a
seguir:

1. Política. El presidente debe evitar participar
activamente en la política. Esto no quiere decir que el
presidente no deba tomar parte en ella como todo ciudadano, sino
como principio, no debe inmiscuir la política con la labor
de servicio del club que dirige.

2. Otros Clubes de Servicio. El presidente debe cooperar
con otros clubes de servicio que existan en su localidad
(Rotarios, Leones, Cámara Junior, etc.). Para ponerse en
contacto con los otros clubes debe hacerlo a través del
presidente o secretario del otro club. En muchas poblaciones
existe un concilio integrado por todos los clubes de servicio, en
el que cada club está representado por el presidente y
secretario respectivo. La asociación y amistad con otros
clubes evita envidias, malas interpretaciones y fomentar la
amistad entre ellos.

3. Organizaciones de otra Índole. Debe existir
sincera cooperación entre el Club Activo 20-30 y otras
organizaciones de la comunidad. Aunque lo mejor es que cada club
efectúe sus propias actividades, la cooperación con
esas organizaciones (Cruz Roja, por ejemplo), promoverá un
mejor espíritu de la comunidad hacia el club.

4. Solicitudes de Ayuda. Cuando algunas personas,
instituciones, etc., soliciten ayuda moral o material del club,
antes de dar cualquier respuesta, el presidente debe pensar esta
solicitud al consejo de directores o al comité respectivo.
El presidente o cualquier socio, nunca debe comprometer al club,
a otro socio o un comité sin antes tener la
aprobación del consejo de directores.

5. El presidente, debe estar presente, o enviar un
representante en todas las actividades cívicas o sociales
de importancia de su comunidad, demostrando con ello su
interés y el de su club en dichos eventos.

EL PRESIDENTE Y LOS SOCIOS DEL CLUB

A. Visitas.

Muchos presidentes encuentran de valor inestimable
visitar a cada uno de los socios a su casa durante su periodo, ya
que esto fomenta las relaciones personales y logra mayor
cooperación de todos; si esta práctica se realiza,
se recomienda se lleve una lista de las visitas
hechas.

B. Estímulo para los Socios.

A cada socio debe comisionársele para que,
durante el período desarrolle alguna actividad, en alguna
u otra forma. Algunos métodos para lograr son los
siguientes:

1. Que el Comité de Programas incluya dentro de
su calendario la forma o el tiempo, en cada sesión, para
que cada socio hable sobre su negocio, o bien, de una breve
biografía personal. Esto puede variarse haciendo que un
tercer socio que conozca las actividades o trabajo del otro;
hable sobre el primero.

2. Pedir a los integrantes de un comité que
rindan un informe sobre sus actividades, avisándoles con
anticipación desde luego.

3. Es mala política y falta de psicología
llamar la atención, durante una sesión ordinaria, a
los socios, así como reprimir a algún miembro a
través del boletín. En vez de hacer resaltar los
errores o ineficacias, el presidente debe dedicar un momento de
cada sesión para distinguir a aquellos que se hagan
meritorios por haber desempeñado una buena
labor.

4. No debe gravarse con multas fuertes a quiénes
no las puedan pagar.

5. A través de trato personal y otros medios, el
presidente debe hacer todo lo que éste a su alcance para
que los socios no falten a las sesiones, y los faltistas paguen
sus asistencias en otros clubes Activo 20-30 o en las juntas del
consejo de directores, para lograr así el máximo de
porcentaje de asistencia.

6. Es bueno que el presidente investigue personalmente a
fondo todas las razones por las cuales un socio renuncia al club.
Las faltas menores, que pueden ser la causa, es fácil
corregirlas cuando empiezan, pero no deben dejarse pasar
desapercibidas, pues posteriormente pueden crecer a grandes
proporciones.

C. Recepción a los Nuevos
Socios.

Activo 20-30 no tiene una ceremonia especial y oficial
para recibir a un nuevo socio, aunque más adelante, en
éste mismo libro (bajo Comité de Educación),
se ha formulado un recibimiento que puede tomarse como
guía, aunque también algunos clubes acostumbran
recibir a los nuevos socios con una tradicional ceremonia llamada
"Ceremonia de las Velas", misma que se encuentra más
adelante en éste libro, siendo deber del presidente
determinar cómo deberá hacerse, asegurando que sea
una ceremonia propicia. Al nuevo socio debe asignársele,
de inmediato, algún trabajo dentro del club y el
presidente debe ver que éste miembro se relacione con los
antiguos socios. En cualquier forma que se reciba al nuevo socio,
preferentemente la ceremonia no debe ser leída, sino de
memoria.

EL PRESIDENTE DEL CLUB Y LAS SESIONES

A. Preparación.

Aunque los detalles para cada sesión deben ser
preparados por los comités correspondientes, es necesario
que el presidente se asegure que todo está en orden, hasta
el más mínimo detalle. El presidente debe
asegurarse de:

1. Que el Comité de Casa haya dispuesto lo
necesario, instruido a la persona encargada de la comida sobre el
tipo de alimento que deberá servir y el número
aproximado de personas que se espera; que tenga listo en el
comedor los distintivos para sesiones (charolas), la Bandera
Nacional, el Estandarte de Activo 20-30, la campana y el
mazo.

2. Que los miembros del Comité de
Camaradería estén en la puerta de entrada, con
bastante anticipación, para recibir a los invitados y los
socios.

3. Que el Comité de Programas haya hecho los
arreglos necesarios para presentar un programa completo y, desde
luego, que hayan pasado copia al presidente.

4. Que aquellos comités a quiénes, el
presidente les pida que rindan su informe, estén en
condiciones de hacerlo.

5. Que tenga la oportunidad de darle una leída a
toda la correspondencia que haya sido recibida durante la semana,
para que este al tanto de todos los puntos que se deban tratar,
antes de abrir la sesión.

B. La Apertura de la Sesión.

1. En el momento indicado para abrir la sesión,
el presidente debe ponerse de pie y dar un campanazo, indicando
que ha quedado oficialmente abierta la sesión.

2. Salutación. En muchos clubes, los socios se
ponen de pie y guardan un breve silencio después de la
apertura. Otros dan lectura al Código Activo 20-30 y la
mayor parte hacen el "Saludo Activo 20-30 a la Bandera", desde
luego, todos estando de pie.

C. La Sesión.

El tiempo destinado a la sesión está
dividido en dos partes.

1. La primera parte está destinada a la
presentación del invitado de honor, socios e invitados;
lecturas de actas y correspondencia, alimentos y entretenimiento
o esparcimiento. Las presentaciones deben hacerse en forma corta
y rápida. A las personas a quienes deba
aplaudírseles inmediatamente que se presenten o sean
presentados son: al invitado de honor, a los invitados de los
socios, a los Oficiales de Activo 20-30 y a los Activo 20-30as
visitantes.

2. La segunda parte se caracteriza por su seriedad y
precisión y está dedicada a: programa, informe de
los comités, asuntos pendientes, asuntos nuevos y asuntos
generales.

D. Clausura.

Minutos antes de la hora de clausura, el presidente debe
ponerse de pie y dirigir unas palabras de agradecimiento por la
asistencia de los socios, y muy en especial al invitado de honor,
a los invitados de los socios y a los Oficiales de Activo 20-30.
Posteriormente, deberá anunciar cuál será el
programa para la próxima sesión y pedir la
autorización de la asamblea para clausurar la
sesión. El presidente debe anunciar claramente que la
sesión se ha dado por terminada y no dejar en la duda a
los asistentes.

E. Después de la Sesión.

Los asuntos importantes que deben tomarse en cuenta
después de la sesión son:

1. Proporcionar medios de transporte, si es necesario,
para el invitado de honor, Oficiales de Activo 20-30 y los
artistas (si hubo).

2. Escribir una carta de agradecimiento al invitado de
honor, incluyendo reportes de período si estos se refieren
a su visita al club y mandarle el boletín del club
correspondiente a la sesión que estuvo
presente.

3. Debe enviarse a los periódicos y revistas una
copia del discurso hecho por el invitado de honor y alguna otra
noticia importante de algún asunto que haya tratado el
club.

F. Existen Muchos Factores Básicos para Lograr el
Éxito al Presidir las Sesiones.

1. Por todos conceptos, la sesión debe iniciarse
a tiempo. Los socios procurarán llegar a tiempo si saben
que las sesiones se inician con puntualidad. Por la misma
razón, las sesiones deben clausurarse puntualmente, salvo
en muy raras excepciones.

2. El presidente debe ponerse y mantenerse de pie cuando
dirija o le dirijan la palabra, así como durante las
discusiones que sobrevengan en el transcurso de la sesión.
Cuando el presidente se dirija a los socios, debe llamarlos por
su nombre o apodo.

3. Preparación absoluta. Un buen presidente sabe
lo que tiene que hacer y cuándo tiene que hacerlo. Tiene
ante sí una relación compleja de la sesión y
sabe de antemano lo que cada comité tiene que
reportar.

4. El espíritu general de la sesión se
determina por la manera que el presidente la presida. Debe crear
una atmósfera de buena voluntad y cortesía,
manteniendo una posición de dignidad y nunca dejar que el
regocijo llega al grado de burlesco. No debe permitir que las
sesiones sean demasiado alegres o solemnes; un término
medio sería el ideal.

5. Un presidente inteligente evitará que se crea
que él monopoliza la iniciativa de su club. Si quiere que
el club tome una determinación, debe dejar que esta surja
de alguno de los socios. La administración del presidente
es juzgada por lo que ha hecho y no por ser prominencia
personal.

6. Rapidez. Debe existir un tino y rapidez en todo lo
que el presidente diga. Todo lo que el presidente anuncie ante la
asamblea debe ser hecho con la mayor brevedad posible. El mandato
presidencial debe de ser rápido y decisivo, pero con
consideración y respeto hacia los socios. Las
proposiciones de los socios que puedan ocasionar largos debates,
deben ser turnados al comité respectivo para su
estudio.

7. Procedimiento Parlamentario. La actitud del
presidente deber ser siempre de imparcialidad, pues a los socios
les gusta ver los asuntos en manos expertas. Por lo tanto, el
presidente debe familiarizarse con las reglas del orden
parlamentario, y por medio de la práctica de las mismas,
enseñar a los demás socios la manera de
conducirse.

8. La voz del presidente debe ser clara y cordial, lo
suficientemente sonora para ser escuchada hasta por la persona
más distante a él.

9. Cuando algún Oficial Internacional, Nacional o
de algún club vecino éste presente, debe
cedérsele, por cortesía la palabra, ya que muchas
veces estas personas hacen la visita con determinado
propósito que quizá quieran hacerlo del
conocimiento del club.

10. La presentación del Invitado de Honor debe
ser algo más que la simple mención de su nombre:
debe ser hasta cierto punto, corta pero se debe mencionar algo
sobre la personalidad y experiencia del orador. El nombre debe de
citarse hasta el final de la presentación.

11. Tiempo disponible para el Programa. Solo observando
puntualidad y apegándose a la agenda de la sesión
minuto a minuto, el presidente podrá dar al orador el
tiempo suficiente para desarrollar su programa. No hay nada
más descortés que sacrificarle tiempo u omitirlo,
pues él ha dejado de hacer muchas cosas para asistir
especialmente a la sesión para dirigir unas palabras
durante el tiempo cedido. Cuando se invite a un orador al club,
debe decírsele de antemano el tiempo exacto que
tendrá disponible; haciendo esto, es muy difícil
que el orador se exceda del tiempo concedido, salvo en muy raras
ocasiones.

Cuando el orador se exceda del tiempo concedido, el
ingenio y la experiencia del presidente serán los que le
den la clave para indicarle que su tiempo ha expirado. Un
método efectivo para señalarle que su tiempo se ha
agotado, es que el presidente le diga en voz baja "Solamente le
quedan dos minutos".

G. Horario de la Sesión.

A continuación aparece un proyecto de horario
para sesión – cena o sesión – comida, con
duración de hora y media, pudiendo variar su arreglo para
ajustarse con otro tipo de duración de
sesión.

1:00 u 8:00 p.m.

Apertura de la sesión por el
Presidente.

1:01 u 8:01 p.m.

Salutación.

1:03 u 8:03 p.m.

Código Activo 20-30 / Saludo a la
Bandera.

1:06 u 8:06 p.m.

Designación del Rey de la
sesión.

1:07 u 8:07 p.m.

Confirmar la presencia del Sargento de
Armas, o en su defecto nombrar uno.

1:08 u 8:08 p.m.

Presentación del Invitado de
Honor.Presentación de socios y sus invitados y socios
Activo 20-30 visitantes.

1:15 u 8:15 p.m.

a. Lectura del acta de la sesión
anterior.

b. Aprobación o corrección de
la misma.

c. Informe de los acuerdos tomados en la
última junta de directores.

d. Lectura de correspondencia recibida y
despachada.

1:30 u 8:30 p.m.

Receso (en este intervalo el Rey debe
aplicar las multas acumuladas durante la primera parte de la
sesión así como cualquier otra que
desee).

1:40 u 8:40 p.m.

Programa por el Invitado de
Honor.

1:55 u 8:55 p.m.

a. Informes de los
Comités.

b. Asuntos Pendientes.

c. Asuntos Nuevos.

d. Asuntos Generales.

2:20 o 9:20 p.m.

Agradecer la asistencia a los
invitados.

2:22 o 9:22 p.m.

Anunciar el próximo
programa.

2:25 o 9:25 p.m.

Rifa y multas.

2:30 u 9:30 p.m.

Código Activo 20-30.Clausura de la
Sesión.

El Rey de la Sesión

Ya es una costumbre en los clubes Latinoamericanos que
cada sesión se designe a un socio como Rey, al cual se le
conoce como Rey de la Noche o Rey de Mediodía, dependiendo
la hora en que el club sesiones. Inclusive, algunos clubes lo
designan con otro nombre según su agrado pero sus
funciones son las mismas.

El objeto de esta designación semanal es para
crear dentro del club un espíritu de cordialidad y
camaradería rompiendo la monotonía de la
sesión por medio de la implantación de reducidas
multas a los socios además de significar un ingreso extra
para la tesorería y de obligar a todos los socios a
participar en el programa de la sesión.

El Rey implanta las multas por las razones que el desee,
tales como por falta de distintivo, falta de charola para las
sesiones, al socio que llegue tarde al que interrumpa a otro que
éste haciendo uso de la palabra, a algún socio que
haya cambiado de automóvil, a otro por haberse casado,
etc., siendo deber del presidente vigilar que las sanciones que
el Rey imponga no sean honrosas, pues de otra manera
podría resultar el peligro de perder a algún socio
cuya economía se vea perjudicada. Hay que recordar que
éste no es un medio de obtener fondos para el club, sino
más bien para hacer del tiempo destinado a receso un
momento jocoso.

En la mayoría de los clubes, es costumbre que el
Rey no se le puedan imponer multas, pues él es el
dueño de la situación durante esa sesión,
aunque a veces cabe que el presidente sea el único que
pueda multar al Rey. El presidente debe vigilar que el Rey no
interrumpa el buen curso de la sesión y que imponga las
multas únicamente durante el tiempo que el presidente le
haya concedido.

El Sargento de Armas

La misión del Sargento de Armas es ayudar al
presidente a mantener el orden durante las sesiones, como por
ejemplo, pasar sobre la autoridad del presidente en aquellas
ocasiones en que polémicas sobre proyectos o actividades
estén ya demasiado discutidas, solicitar se sometan a
votación; o en caso contrario, solicitar se
continúe el debate antes de votar y por último
cobrar el importe de las multas, rifas o subastas.

Algunos clubes designan en cada sesión a un
Sargento de Armas, mientras que otros prefieren nombrarlo
permanentemente durante el período de la directiva
considerándolo como oficial del club.

PARTE II

Comités de
club

EL COMITÉ DE ASISTENCIA

La falta de asistencia de los socios a las sesiones y
cómo hacerlos que concurran, es uno de los problemas que
Activo 20-30 tiene que afrontar. Por supuesto, uno de los medios
más eficaces para lograr la mayor asistencia es la
amenidad de las sesiones, los buenos programas, la
alegría, el orden y la sensación de una verdadera
camaradería darán al club casi un 100% de
asistencia. Sin embargo, no importando cuánto se esfuerce
el club para proporcionar excelente distracción,
habrá elementos que continuarán faltando, y lo que
es peor esos individuos no podrán nada de su parte para
remediarlo. Precisamente para esta clase de socios es que hay la
necesidad de que un club Activo 20-30 cuente con un Comité
de Asistencia.

El Comité de Asistencia debe recordar a todos los
socios que el asistir a las sesiones fue una de las obligaciones
que aceptaron al ingresar al club. Para saber quiénes son
los elementos sobre los que se puede depender, es decir, aquellos
que están presentes en todas las sesiones, así como
los que no toman en serio el compromiso de la asistencia, es
suficiente analizar dedicar todo su esfuerzo para convencer a los
faltistas de la imperiosa necesidad de su asistencia,
creándoles deseo de asistir y no dejar que decaiga su
entusiasmo, debe hacérseles ver los beneficios que se
lograrán con su asistencia regular, así como
también el perjuicio que causa al club con sus faltas. El
comité debe vigilar que la directiva aplique, sin
favoritismos, las sanciones necesarias.

A. Medios para Lograr Buena
Asistencia.

1. El Comité de Programas debe preparar sesiones
interesantes y amenas.

2. El Comité de Publicidad debe anunciar
atractivamente los programas, tanto en el periódico local
como en el boletín del club.

3. El Comité de Casa debe cooperar confeccionando
un selecto en un lugar adecuado y agradable.

4. El Comité de Camaradería o
Recepción debe dar la bienvenida a cada uno de los
asistentes, a la entrada y hacerlos sentir como en su
casa.

5. El presidente debe abrir y clausurar la sesión
a tiempo.

6. Cada socio debe tener una responsabilidad definida en
las actividades del club.

B. Sugestiones para el Comité de
Asistencia

A continuación se encuentran algunas sugestiones
del tipo práctico que han sido empleadas con mucho
éxito en algunos clubes. Sin embargo, debe insistirse que
el mejor medio para los miembros del comité es ponerse en
contacto directo con el o los faltistas para informarse de la
verdadera razón de su ausencia.

1. Anotar en el boletín semanal del club los
nombres de los faltistas.

2. Designar a algunos socios para que cada uno en
especial haga cita o compromiso con cada uno de los faltistas
para conocer las verdaderas razones de sus faltas convencerlos de
que asistan a las sesiones.

3. Designar a los socios en grupos de dos, para que cada
uno de ellos sea responsable de la asistencia del
otro.

4. Colocar en la charola de distintivos de sesiones un
cartoncillo de color diferente a aquellos socios que tenga n 100%
de asistencia.

5. Puede usarse, con bastante éxito, tarjetas
postales de colores diferentes. La primera vez que un socio falla
a una sesión se le envía una amarilla; la segunda
una verde; la tercera una roja, y la cuarta una esquela negra.
Todas ellas firmadas por el comité de asistencia. Las
tarjeteas deben leer así:

Amarilla.- "Extrañamos tu asistencia
en la sesión pasada".

Verde.- "Nos parece raro que hayas faltado
a las dos últimas sesiones del club".

Roja.- "¡Peligro! Tu membresía
en Activo 20-30 esta en Peligro".

Negra.- "Nuestras condolencias… hicimos
lo posible porque continuaras en Activo 20-30".

6. El comité de asistencia puede tener formas
especiales que recuerden cuales son los días de la
sesión, tales como:

a. Calendario y porta lápices con el día
de la sesión marcando en rojo o sustituyendo el día
de la fecha con "Activo 20-30".

b. Telegramas.

c. Mandar notas a las esposas para que les recuerden a
sus esposos los días de sesión.

d. Hacer llamadas telefónicas a los socios,
previas a la sesión recordándoles que
asistan.

e. Enviar tarjetas postales, como se indicó
antes.

7. Un medio bastante efectivo, aunque representa
más trabajo para el comité, es tener colgada, con
el recinto de sesiones una gráfica mostrando la asistencia
de todos los socios.

Aunque estas ideas ni son nuevas, si pueden dar buen
resultado, pues así ha sido demostrado por muchos clubes
que las emplean. El comité que éste activo y
alerta, ideará otros medios para mejorar la asistencia. Si
se estudia el método de asistencia que emplean otros
clubes, as casi seguro que los miembros del comité
obtendrán ventajas para mejorar las sesiones.

C. Concurso.

Bien vale la pena organizar concursos de asistencia con
cierta frecuencia. Hay que guardar siempre en mente que la
competencia es el espíritu que lleva al éxito a los
concursantes, por lo que es indispensable que ambos bandos
estén perfectamente balanceados; esto se pude lograr
sacando el porcentaje de asistencia individual habido en el
periodo pasado y dividir a los socios en partes iguales, en lo
que a porcentaje se refiere. Para obtener los mejores resultados,
los bandos deben competir para obtener un premio determinado, el
cual debe ser algo que valga la pena. A continuación damos
algunos ejemplos que pueden ser empleados por el club:

• 1. Dividir a la membresía en dos bandos
  asignándoles a cada uno un nombre como "El Rojo" y "El
  Blanco", etc.

La rivalidad promueve la asistencia. El bando perdedor
invita y paga la cena del bando ganador, e inclusive, como
castigo los perdedores sirven la mesa; los ganadores comen o
cenan pavo y los perdedores frijoles. Quizás en algunas
ocasiones sea preferible dividir al club en varios bandos,
llevando un registro de ellos y anotándolo en la
sesión semanal en un pizarrón.

2. Colgando pequeños automóviles de
cartón en un alambre que este tendido de lado a lado del
recinto de sesiones; figuradamente, cada automóvil
llevará a cuatro o más socios, y semanalmente se
les hará avanzar de acuerdo con el porcentaje de
asistencia de cada grupo. El premio será par el vencedor
de la carrera.

Así como estos ejemplos, hay muchos otros que
pueden desarrollar cualquier club en su beneficio, y si el
comité de asistencia trabaja debidamente y recibe la
cooperación de los demás comités, como fue
anteriormente mencionado, no hay ninguna razón por la que
el porcentaje de asistencia sea bajo. Recuerda que si hay
asistencia todas las demás labores del club son
posibles.

EL COMITÉ DE PROYECTOS
CÍVICOS

La realización de los proyectos cívicos es
la fase más importante y de mayor trascendencia de las
actividades de los clubes Activo 20-30. La existencia de Activo
20-30 Internacional está justificada por sus lemas de "La
Juventud para Ser Servida Debe Servir" y "El Hombre nunca se
Enaltece tanto como Cuando se Arrodilla a Ayudar a un
Niño". El Comité de Proyectos es responsable de
estudiar y seleccionar las formas efectivas de aplicar los lemas
a la práctica. Todos los socios de la Asociación
tienen algún proyecto en mente que desearían que su
club desarrollara, siendo algunos muy buenos y otros
pésimos; aquí es donde el Comité de
Proyectos entra a trabajar, dependiendo del éxito o
fracaso del club, ya que como antes se dijo, ellos son quienes
seleccionarán el proyecto adecuado a su club.

Por consiguiente, el Comité de Proyectos
Cívicos debe ser muy celoso de su responsabilidad y llevar
a cabo obras, que sean dignas del ideal Activo 20-30. En el
terreno de la práctica, el comité debe solicitar
ideas a los socios sobre proyectos que pudieran realizarse,
someterlas en un análisis concienzudo, estudiar su costo,
trabajo necesario, ventajas y desventajas en comparación
con otros proyectos, aquilatar la repercusión social del
mismo, ver la factibilidad de la comunidad y duración y
trabajo físico de los socios para efectuarlo.

El comité no debe contentarse con las sugestiones
que los socios hagan, sino investigar por su cuenta cuales obras
por su necesidad y urgencia son las más adecuadas para
realizarse en la comunidad, para lo cual puede entrevistar a las
autoridades locales, a Cámara de Comercio, otras
organizaciones de servicio, organizaciones de beneficencia,
etc.

Un proyecto no debe iniciarse o llevarse a cabo sin
antes haber sido minuciosamente estudiado y desde luego aprobado
por el Consejo de Directores. Hay clubes pequeños o en
poblaciones de poca respuesta, que se echan a cuestas proyectos
irrealizables por su costo, trabajo y duración siendo el
resultado de esto, el fracaso, el desprestigio del club y la
desmoralización de sus socios. Es preferible que cada club
mida sus fuerzas antes de empezar algo, pues lo modesto no quita
lo noble, y es mejor desarrollar un proyecto modesto que
enfilarse a un fracaso rotundo. Para mejor éxito del club
se recomienda observar los siguientes aspectos:

1. Escoger un proyecto que pueda ser realizado por el
club y no uno que requiera la fuerza de diez clubes para
lograrlo.

2. Que el Proyecto sea seleccionado de entre varias
proposiciones y que haya sido escogido después de su
estudio y análisis concienzudo.

3. Escoger los medios necesarios para realizarlo y
ponerlos en práctica.

4. Mantener informados continuamente a los socios sobre
su desarrollo, pues hay que recordar que cada socio es directa o
indirectamente integrante de los proyectos del Club.

Todo plan aceptado por el comité de proyectos
debe ser presentado, para su aprobación, al Consejo de
Directores adjuntando toda clase de información y dando
explicaciones verbales sobre el mismo. El Consejo puede aprobarlo
o rechazarlo, o bien regresarlo al comité para mejor
estudio o elaboración. El proyecto únicamente se
podrá llevar a cabo con la autorización del consejo
de directores, y es menester tener presente que una vez aprobado
algún proyecto, la obligación de realizarlo
corresponde no sólo al comité de proyectos que es
el órgano coordinador, sino también a todos y cada
uno de los socios del club.

COMITÉ DE DEPORTES

Otro de los comités del club es el que tiene a su
cargo el programa de eventos deportivos. La obligación de
éste comité es la de promover toda clase de
actividades deportivas tanto entre los socios como entre los
clubes de servicio similares. También puede organizar
torneos o competencias para fomentar el deporte en la comunidad
que se trate.

COMITÉ DE HISTORIA DEL CLUB

Este comité está formado por un solo socio
siendo su obligación guardar en un álbum, toda la
publicidad sobre el club, fotografías de actividades de
los socios, etc. El álbum debe contener secciones
como:

1. Fotografías de los socios.

2. Fotografías y artículos sobre proyectos
del club.

3. Fotografías y artículos sobre
actividades del club.

4. Sección de Presidentes (en el que
deberá ir la fotografía de cada presidente del club
con una breve biografía y descripción del trabajo
desarrollado durante su período).

Este álbum es muy valioso para el club y para los
futuros socios, pues en el se encuentra la prueba escrita de lo
que es el ideal Activo 20-30, lo que constituye un incentivo para
continuar luchando en pro de la sociedad.

COMITÉ DE EDUCACIÓN ACTIVO
20-30

Uno de los factores fundamentales para el mantenimiento
y expansión de Activo 20-30 Internacional, es el
Comité de Educación. La responsabilidad
básica de éste comité es promover y llevar a
cabo constantemente un programa de educación Activo 20-30,
y dar a los socios un mejor entendimiento y conocimiento de los
objetivos e ideales de Activo 20-30.

Es recomendable que el presidente seleccione a los
integrantes de éste comité entre los socios que
tengan más tiempo de pertenecer al club, siempre y cuando
sus ideas e ideales sean tan consistentes como su permanencia en
el club. Muchos clubes han adoptado el sistema de nombrar a sus
ex presidentes como miembros de éste importante
comité. Hay muchas y muy variadas formas de educar a los
socios y algunos se proporcionan algunas sugestiones
prácticas que puede emplear el Comité de
Educación.

A. Sesiones del Club.

1. Una de las maneras más prácticas de
encausar la educación Activo 20-30 es la
celebración de sesiones dedicadas exclusivamente a esta
materia, para lo cual el presidente deberá seleccionar a
socios para que hablen sobre la historia del club, historia de la
Asociación Nacional, historia de la Organización
Internacional, historia de Concilio Mundial, de los ideales y
deberes de Activo 20-30, etc. También es bueno comisionar
a algún socio antiguo o a un ex presidente para que hable
sobre algún tópico educativo, tal como "Lo que
Activo 20-30 ha hecho por mi", etc. En algunas ocasiones
dará buen resultado el pasar un cuestionario hacho en
mimeógrafo con preguntas que todo socio debe conocer. La
frecuencia de las sesiones educacionales debe determinarse por el
tamaño, antigüedad y localización del club y
la clase de educación que necesiten sus socios. Se
recomienda que en clubes más reciente estos programas se
efectúen por lo menos una vez al mes.

2. Aniversario Activo 20-30 Internacional. El
aniversario de la Organización se festeja el 9 de enero,
por lo que en la sesión más próxima a esa
fecha el comité deberá preparar un programa
especial, ya que la ocasión ofrece una excelente
oportunidad para diseminar la historia e ideales de Activo
20-30.

3. Aniversario del Club. En esta significativa
ocasión, el comité puede desarrollar un magnifico
programa de educación. Debe hacerse una invitación
general a todos los socios fundadores y si es posible, que el
primer presidente que tuvo el club presida la sesión. Esta
será una buena ocasión para que se dé a
conocer las labores realizadas por el club o la historia del
mismo.

4. Toma de Protesta de la Nueva Directiva. En enero,
cuando la nueva directiva tome protesta de su cargo, es una
magnífica oportunidad para que el comité haga
hincapié sobre sus deberes y responsabilidades. La
administración saliente debe hacer un breve resumen de las
actividades desarrolladas durante su período y la entrante
deberá esbozar brevemente su plan de trabajo. La
ocasión es ideal para hacer una sesión con damas y
el orador deberá referirse en su discurso exclusivamente
sobre temas Activo 20-30.

B. El Boletín Semanal.

El boletín semanal es un medio excelente para
hablar de educación Activo 20-30. Cada edición
deberá contener una sección de "Preguntas y
Respuestas" sobre Activo 20-30; el comité de
educación deberá estimular a los socios para que
escriban pequeños y concisos artículos sobre los
objetivos e ideales Activo 20-30. Por todos conceptos, el
comité deberá escribir un párrafo sobre
educación en el boletín semanal. El boletín
debe ser de carácter educacional, de inspiración,
corto y conciso, y no debe olvidarse anunciar aquellos
artículos de la revista "Activo Veinte – Treinta" que sean
de interés para que los socios lo lean.

C. Reportes.

1. Comités. Cada Director de los diferentes
comités del club debe hacer oralmente un resumen de las
actividades y recomendaciones de su respectivo
comité.Estos resúmenes son verdaderamente
necesarios para el informe que semestralmente deberá
rendir el club ante la asamblea. Si éste informe es dado
en una forma interesante, puede llegar a ser un medio de gran
valor informativo y de mucha ayuda al comité para resolver
los problemas de educación.

2. Convenciones de Área, Nacionales e
Internacionales. Un reporte bien preparado de los asuntos
tratados en estos eventos deberá rendirse al club en
general, lo que hará crecer el interés de los
socios hacia el club, la Asociación y la
Organización, les proporcionará mayor entendimiento
sobre las funciones de Activo 20-30 Internacional.

LA EDUCACIÓN DE LOS SOCIOS
NUEVOS

De acuerdo con el espíritu de cordialidad y
entusiasmo con que sea recibido el nuevo socio al ingresar al
club, así lo recordará y tratará de vivirlo.
Por lo tanto, en la recepción debe impresionársele
dándole una bienvenida cálida, amistosa y
fraternal, caracterizándola también por el
entusiasmo de los demás socios y su firme
convicción de los ideales de Activo 20-30. Al terminar la
sesión, todos los socios deberán acercarse al nuevo
miembro felicitarlo y hacerle saber que en él depositan su
confianza y hacen votos porque cumpla y realice felizmente sus
deberes como Activo 20-30.

A continuación se sugiere un programa de
iniciación para nuevos socios:

1. El Secretario o el Director del Comité de
Membresía darán lectura a la solicitud de ingreso
de nuevo socio.

2. El socio que recomendó e invitó al
nuevo elemento, o sea el padrino dirigirá algunas palabras
dando breve biografía e historia del candidato.

3. Alguno de los socios de mayor experiencia en Activo
20-30 hará un resumen de la historia de Activo 20-30
Internacional y del club, señalando algunos hechos
sobresalientes.

4. Algún otro socio tomará la palabra para
esbozar los ideales de Activo 20-30 y sobre los derechos y
obligaciones que el nuevo socio contrae al ingresar al club,
haciendo mención de los lemas de nuestra
Asociación, y Organización Internacional: "La
Juventud para ser Servida debe Servir", y "El Hombre nunca se
Enaltece tanto como cuando se Arrodilla a Ayudar a un
Niño".

5. El presidente dará lectura al código
Activo 20-30 y tomará la protesta al nuevo socio en la
siguiente forma: "Protestas cumplir y hacer cumplir los Estatutos
de nuestro club, y de Activo 20-30 Internacional". Después
que el socio conteste, el presidente deberá concluir: "Si
así lo hicieres que vuestra comunidad os lo premie, y si
no que Activo 20-30 Internacional y vuestra comunidad os lo
demande".

6. Posteriormente, el Presidente del club le hará
entrega de su equipo, y si es deseado, le hará
mención sobre lo que cada artículo representa o es,
tal como el distintivo de solapa, el distintivo (charola) para
sesiones, las calcomanías, el libro rojo y los
demás folletos educativos.

7. Una vez terminada esta ceremonia todo el club
deberá brindar un caluroso aplauso, y en algunas ocasiones
resulta altamente impresionante para el nuevo socio al que todos
los miembros del club se levanten para darle un abrazo de
bienvenida.

COMITÉ DE CAMARADERÍA

Habiéndose realizado un estudio sobre la poca o
débil membresía de algunos clubes, se
encontró que ésta era causada principalmente por la
falta de amistad y camaradería que existe o debería
existir en su seno, es elemental que dentro del club exista un
cuerpo o Comité de Camaradería que promueva y
fomente las buenas relaciones entre los socios y elimine las
causas que lo impidan. He aquí algunas sugestiones para
lograrlo:

A. Recepción en las Sesiones.

Todos los integrantes del Comité de
Camaradería deben procurar llegar unos minutos antes al
recinto donde se celebrará la sesión. A medida que
los socios vayan llegando, deben ser recibidos cordialmente; en
caso de que se trate de algún invitado, deberá ser
presentado con todas las demás personas, sin
omisión alguna, y asegurarse de que conozca a todos los
oficiales del club, y que al iniciarse la sesión se siente
al lado de algún socio Activo 20-30 que sea amigable y lo
atienda durante la duración de la junta.

Por lo que respecta a las personas que llegan tarde a la
sesión, el comité debe estar pendiente de ellas,
levantarse a saludar y acomodarlas. Ha habido muchas personas que
al mirar y no encontrar asientos o que no hay nadie que los
invite a pasar, se han regresado.

B. Nuevos Socios.

Debe hacerse todo el esfuerzo posible porque el nuevo
socio conozca rápidamente a los miembros antiguos del
club, ya que sus primeras sesiones serán de gran
influencia para él en el futuro. Si al nuevo socio se le
da la oportunidad de crear inmediata amistad con los socios
antiguos, pronto se sentirá como parte integrante del
grupo, iniciándose así con ánimos de
trabajar y cooperar con los demás en las actividades del
club. Por el contrario, si a éste mismo elemento se le
priva de esa amistad fácil, pronto perderá el
interés por el club y el grupo perderá un elemento
que quizá hubiera sido magnifico si se le hubieran abierto
las puertas de la amistad. Entre más pronto desaparezca el
sentimiento o sensación de "extraño" o "nuevo
socio", mejor será para el club y para todos los
socios.

C. Durante la Sesión.

Durante las sesiones, la mejor camaradería
prevalece cuando todos los socios se sientan en una mesa grande e
impidiendo que los mismos grupos se sienten juntos siempre. Nunca
debe sentarse a los nuevos socios juntos, sino más bien
separados entre otros socios Activo 20-30 de más
antigüedad para que así pronto se establezca una
mayor amistad entre los socios nuevos y antiguos, y los objetivos
de Activo 20-30 se realicen de esta manera. El Comité de
Camaradería es el responsable de vigilar que todos los
socios usen sus distintivos (charola) de sesiones para que los
nuevos socios puedan aprender los nombres (y motes, si así
lo acostumbra el club) y clasificación de cada uno de los
miembros sin necesidad de preguntar, pues muchos por pena no lo
harán y pasará mucho tiempo antes de que lo lleguen
a conocer.

D. Fuera de las Sesiones.

El Comité de Camaradería debe promover el
espíritu de amistad inclusive fuera de las sesiones del
club; los medios más eficaces se logran por medio de
eventos atléticos, actividades sociales, etc. En todo
evento, y por todos conceptos, debe vigilarse que el nuevo socio
y su novia o esposa sea presentada a todos los asistentes y
hacerlos sentirse "en casa".

Por lo anterior, se observa que los deberes del
Comité de Camaradería son muchos, variados y muy
importantes, y que de él prácticamente depende el
futuro del club ya que si no hay entendimiento,
camaradería y amistad, el grupo no puede existir. El deber
del comité es convertir en ardiente admirador y amigo de
Activo 20-30 al invitado, y hacer del club un grupo compacto, de
estrecha amistad y camaradería.

COMITÉ DE FINANZAS

Todo club Activo 20-30 ha tenido, alguna vez,
dificultades financiera. Muchos de estos clubes han dejado crecer
su adeudo, tanto en la Oficina Nacional, como con los acreedores
de su comunidad. Si estas cuentas no son pagadas, tarde o
temprano el club Activo 20-30 se desorganizará, la
reputación de éste como la de sus socios, la de la
Asociación Nacional, y la de Activo 20-30 Internacional
sufrirá gravemente. Por el contrario otros clubes han
afrontado sus problemas financieros y gracias a su inteligente
método adoptado han salido avante con mayor fuerza que
nunca.

No es razón que los clubes contraigan compromisos
mayores de los que puedan pagar, ya que se debe prever su fuente
de ingresos y también la manera de distribuir los egresos.
Si se toma especial interés en el manejo de las finanzas
del club, continuamente puede existir un saldo remanente en la
cuenta del banco. El interés y cuidado en el manejo del
dinero no quiere decir que el club tome medidas exageradas o se
exima de algunas cosas, sino por el contrario exageradas debe
prever y balancear los ingresos y erogaciones; el sistema
financiero del club debe manejarse en la misma forma como se
manejaría la Tesorería de cualquier tipo de
negociación. Para éste efecto debe existir un
determinado grupo de elementos del club designados especialmente
para vigilar que los ingresos sean suficientes para las
necesidades del club y ciertos proyectos por realizar y que los
egresos sean inferiores a los ingresos. En los estatutos se
menciona a éste grupo, y se le conoce con el comité
de finanzas.

Muchos clubes delegan toda la responsabilidad de las
finanzas a éste comité, haciendo que ellos manejen
las cuentas, hagan los presupuestos y fijen las cuotas de ingreso
de nuevo socio. Otros clubes únicamente delegan en el
comité la responsabilidad de preparar los presupuestos y
el Consejo de Directores es el único con facultades para
aprobar las cuentas, comprar equipos, etc., siendo la Directiva,
en éste caso, el vigilante y supervisor del Comité
de Finanzas. Aunque ambos métodos son magníficos,
aquí únicamente trataremos del Comité de
Finanzas autónomo, es decir, cuando la Directiva del Club
delega en el Comité toda responsabilidad financiera. Debe
aclararse que el club puede implantar el sistema que más
le convenga.

A. Obligación del
Comité.

1. Fijar la cuota de inscripción y mensual que
sean justas y prácticas.

2. Aprobar todas las compras de equipos y
artículos que el club necesite.

3. Aprobar todas las cuentas antes de que sean
pagadas.

4. Efectuar auditorias regularmente en los libros del
Tesorero.

5. Preparar un presupuesto y vigilar que no se hagan
más gastos de los que se hayan previsto.

B. Fijando las Cuotas.

Hay que tomar en consideración que en la
Organización hay muchos elementos que no pueden o
están en condiciones de gastar mucho dinero en su
respectivo club de servicio. En muchas ocasiones estos socios de
medios modestos son de gran valía para el club, por lo que
es de primordial importancia reducir las cuotas al mínimo
para que las puedan cubrir. El comité de finanzas debe
efectuar un cuidadoso estudio sobre los gastos mínimos que
el club tenga y calcular los ingresos que debe tener para sacar
un promedio de lo que deberá cobrarse por cuotas, haciendo
o mismo para calcular la cuota de inscripción de nuevos
socios. Por todos conceptos, debe hacerse lo posible por cobrar
lo más bajo que se pueda, ya que un club cuyas cuotas son
altas no sobrevive mucho tiempo.

C. Aprobación de Compras.

Como todo negocio que cumple puntualmente con sus
obligaciones económicas, la reputación del club
será altamente estimada si sus compromisos son liquidados
a tiempo. Desgraciadamente, muchos clubes descuidan éste
aspecto y son morosos en sus pagos, cosa que debe evitarse a toda
costa. El comité de finanzas debe reunirse la primera
semana de cada mes para discutir, aprobar o rechazar las cuentas
pendientes. Una vez aprobadas aquellas que debe cubrirse,
deberán pasarse al tesorero para su pago, quien
tendrá la obligación de archivar todos los
comprobantes.

D. Auditorías.

Aparentemente, la mayor parte de los clubes hacen caso
omiso de las recomendaciones de pasar auditorías
periódicas al tesorero. El tesorero consciente de su deber
verá con buenos ojos estas auditorías, ya que
serán para su bien y el del club. El comité
deberá revisar los libros por lo menos cada tres meses y
pasar un reporte por escrito al club o a la directiva.

E. Formulando el Presupuesto.

El propósito de formular un presupuesto es con
objeto de evitar gastos innecesarios y de crear una
responsabilidad colectiva que vigile los fondos que no pertenecen
a ningún socio en particular, sino al club para fines
benéficos y de orden administrativo. Debido a que el
dinero pertenece a un fondo común y el manejo de
éste se le confía al Comité de Finanzas, el
comité no debe escatimar medio alguno para salvaguardar
los intereses del club.

A continuación se proporcionan los puntos
básicos sobre los cuales el comité debe formular su
presupuesto.

Notas Importantes Relativas al
Presupuesto.

A. CUOTAS DE LOS SOCIOS. Esta es una de las
fuentes principales de ingresos para garantizar la estabilidad
económica del club. Se recomienda que las cuotas se cobren
trimestralmente o semestralmente por adelantado ya que
mensualmente resulta engorroso para el tesorero, además de
que el club tiene que pagar las Cuotas Per-Cápita tanto
Nacionales como de Afiliación anualmente por adelantado en
el mes de Mayo de cada año a la Oficina Nacional sobre los
socios que se reporte en el informe Semestral del mes de Enero, y
en muchas ocasiones hay miembros que se retiran o se dan de baja
unos días después de que el club ha enviado el
reporte semestral reportando pérdidas económicas
para el club. Las cuotas no deben incluir los alimentos de los
socios pues la experiencia nos ha demostrado que muchos clubes
han fracasado por hacerlo así.

B. MULTAS. El objeto de cobrar multas durante las
sesiones es para que se pierda la sensación de seriedad y
tirantez, hacerlas alegres y jocosas, pero sin
extralimitación. Por tal motivo, el presidente debe
vigilar que las multas que se impongan no sean gravosas ni
excesivas, pues de lo contrario perderá el objeto
perseguido creando resultados negativos y ahuyentando a los
socios de las sesiones.

C. CUOTAS DE INSCRIPCIÓN. Estas tampoco
deben ser excesivas, pero si debe garantizar una pequeña
utilidad para el club después de pagar el importe del
equipo del nuevo socio a la Oficina Nacional.

D. CUOTAS PER-CÁPITA. Los gastos
administrativos y de mantenimiento tanto de la Asociación
Nacional, así como el de las Organizaciones a que se
encuentra afiliada, son muchos y muy fuertes, razón por la
que los clubes debe cubrir sus cuotas respectivas puntualmente.
Hay que recordar que la Organización, no persigue el lucro
y que lo que percibe es el mínimo indispensable para
sobrevivir. Cualquier club Activo 20-30 tiene el derecho de
revisar e investigar, en cualquier tiempo, los libros que la
Oficia Nacional lleva de las cuentas del dinero que cada club
paga.

E. FONDO DE RESERVA. De las utilidades obtenidas
durante su gestión, cada mesa directiva debe asignar un
determinado porcentaje al fondo de reserva que es y será
una protección para cualquier Club Activo
20-30.

COMITÉ DE CASA

Los deberes de éste comité son los de
vigilar todos los detalles que son indispensables para que las
sesiones del club resulten con éxito. Estos
son:

A. Lugar o Recinto de Sesiones.

Para escoger el recinto de sesiones, el comité
debe considerar los siguientes factores: acceso, privacía,
ventilación y cupo.

B. Los Alimentos.

La comida debe ser variada, sencilla y apetecible, y su
precio debe ser razonable. Por lo regular, el dueño o
administrador del restaurante estará deseoso de servir
comida que sea del agrado de los socios, por lo que el
Comité de Casa puede ponerse de acuerdo y seleccionar el
menú para satisfacer el gusto general de los
socios.

C. Servicio.

El servicio debe ser rápido, cortés y lo
menos ruidoso posible, y no debe llevar más tiempo que los
tres minutos iniciales de la sesión. El comité debe
insistir que los alimentos estén listos a tiempo y que los
meseros no recojan vajilla durante el tiempo que el orador o
invitado de honor este haciendo uso de la palabra.

D. Decoración.

El comité es responsable de que estén en
cada sesión, en su lugar correspondiente, la Bandera, el
Estandarte, la Campana, el Mazo y los Distintivos (charolas) para
sesiones. También será el encargado de ver que el
local se decore de acuerdo con la ocasión, tal como
aniversario de la independencia, navidad, año nuevo,
carnaval, aniversario Activo 20-30, etc. El Comité de
Programas debe avisar con anticipación de algún
evento especial al Comité de Casa para que éste se
prepare debidamente.

E. Disposición de Lugares para Sentarse a la
Mesa.

La cabecera de la mesa debe tener amplio lugar para
acomodar a un mínimo de 6 personas. A continuación
aparece un esquema de la forma más conveniente en que
deben disponerse los asientos:

1. Orador o Invitado de Honor.

2. Presidente.

3. Vicepresidente o Director de Programas.

4. Expresidente Inmediato Anterior.

5. Secretario.

6. Tesorero.

Como podrá observarse, esta disposición es
una de las más prácticas, ya que el presidente
tiene a la mano a su predecesor, quien le podrá
proporcionar sus consejos. El vicepresidente o el director de
programas se encuentra a un lado del invitado para atenderlo y
explicarle sobre las finalidades o proyectos del club, etc., lo
que permite que el presidente no distraiga su atención del
manejo y dirección de la sesión. También el
secretario y el tesorero están al alcance del presidente
para cualquier pregunta que desee hacerles.

COMITÉ DE MEMBRESÍA

Debido a las características de membresía
de Activo 20-30, la estabilidad de los socios no es igual a la de
otros clubes de servicio. Por lo tanto, es de primordial
importancia la creación y perfecto funcionamiento del
Comité de Membresía. El Comité debe ser muy
activo y buscar continuamente elementos nuevos para balancear las
posibles bajas naturales, así como estar alerta para
descubrir nuevos valores para llenar las clasificaciones vacantes
y que refuercen el club.

La meta de Activo 20-30 es de tener miembros de calidad,
por lo que cuando exista una vacante debe buscarse al mejor
elemento que pueda cubrirla y no únicamente llenarla con
el primer prospecto que exista a la mano.

La vida del club está representada por la
membresía y una densidad de elementos capaces, entusiastas
y dinámicos que den un resultado seguro y eficaz. No es
suficiente iniciar el período con un número
adecuado de socios; el comité debe hacer planes y
llevarlos a cabo para mantener estable un determinado
número de socios, y siempre con la mira de aumentar la
membresía.

El Comité de Membresía debe mantener una
lista de las clasificaciones que puedan existir en su comunidad,
llenando las clasificaciones correspondientes con los socios
actuales del club y procurando traer nuevos socios para que
ocupen las clasificaciones vacantes. Este sistema permite tener a
la vista una clara visión de los elementos que puedan ser
invitados sin topar con el problema de invitar personar cuya
clasificación ya este ocupada y que tenga que
rechazársele.

Previniendo la pérdida de socios en forma
exagerada, el comité debe analizar concienzudamente
éste problema, ya que un constante cambio de personal
debilita la estabilidad del club y amenaza su exigencia. Muchas
veces el problema reside en que el o los socios no tienen
asignada alguna comisión activa dentro del club, perdiendo
así el interés y he aquí una de las
obligaciones del comité de encontrar la causa y hacer que
se ponga el remedio adecuado.

Uno de los aspectos más importantes sobre los
cuales el comité debe trabajar es la investigación
del carácter, capacidad, integridad, honorabilidad y
moralidad del aspirante a socio y reporta el resultado de dichas
investigaciones al Consejo de Directores para su
aprobación final. Se recalca nuevamente que la meta debe
ser la de obtener socios de CALIDAD.

En Activo 20-30 existen seis principales clases de
membresía que son: Activos, Activos Mayores, ExActivos,
Vitalicios, Sin Limitación, y Honorarios.

A. Activos.

Los requisitos para ser socio activo de un club Activo
20-30 son:

1. Tener de 20 a 39 años de edad.

2. Tener buena reputación moral y que por sus
aptitudes de servicio sea aceptado por un club.

3. Estar dedicado a alguna profesión o actividad
honesta.

4. Que no sea socio de alguna otra organización
con características similares a Activo 20-30.

5. Que preferentemente la clasificación
correspondiente no éste ocupada por otro socio.

B. Activo Mayor.

Tendrá la categoría de socio Activo Mayor,
el Activo que haya cumplido los 40 años de edad, y que por
sus méritos y servicios, reciba el voto favorable de su
club para pertenecer a dicha categoría, siendo que el
número de socios Activos Mayores no podrá exceder
el 20% del número de socios Activos.

El Socio Activo Mayor, tendrá todos los derechos
y obligaciones de los socios Activos, con la excepción de
ocupar cargos de elección en su club, en la
Asociación Nacional, ni en la Organización
Internacional, o de servir como delegado ante las convenciones
que se organiza tanto la Asociación Nacional, como la
Organización Internacional.

C. Ex-Activo.

Los Socios Ex-Activos, serán los socios Activos
que tengan un mínimo de 7 años sirviendo a su club
como socio Activo, o ha servido como presidente de su club, y que
no tenga obligaciones financiera con su club ni con la
Organización Nacional, la categoría le será
conferida por la Asociación Nacional a solicitud de su
club. Además no tendrá obligación de pagar
cuotas u otras obligaciones económicas del club ni de la
Asociación Nacional.

Las obligaciones de los Socios Ex-Activos son: Brindar
su ayuda y asesoría en la medida de sus capacidades tanto
al club como a la Asociación Nacional: Honrar a Activo
20-30 Internacional desempeñando sus actividades
particulares y profesionales en concordancia con los principios
cívicos y morales que Activo 20-30 Internacional
promueve.

El Socio Ex-Activo tendrá los siguientes
derechos: Ostentar públicamente su calidad de Socio
Ex-Activo; Asistir a las reuniones de su club sin derecho a voto;
Asistir a todas las actividades que se organicen en Activo 20-30
Internacional.

El Socio Ex- Activo no podrá ocupar cargos de
elección en su club, en la Asociación Nacional ni
en la Organización Internacional, o de servir como
delegado ante las convenciones que organizan tanto la
Asociación Nacional, como la Organización
Internacional.

D. Vitalicios.

La categoría de Socio Vitalicio en la
Organización Internacional será otorgada a todos
los Ex presidentes Internacionales. En la Asociación
Nacional esta será otorgada a todos los Ex presidentes
Nacionales.

E. Sin Limitación.

Tendrá la categoría de Socio Sin
Limitación, cualquier socio Activo en situación
idónea que cambie de residencia a un área en donde
no exista ningún club Activo 20-30, siempre y cuando al
organizarse un club Activo 20-30 en dicha área el socio
sin limitación se convierta nuevamente en socio
Activo.

F. Honorario.

Cualquier persona que no sea socio del club puede ser
designada a esta alta distinción no existiendo
límites de edad ni obligación pecuniaria ni de
cualquier otra índole. El título de socio Honorario
es el concepto más alto de distinción que un Club
Activo 20-30 puede conferir, debiéndose otorgar
exclusivamente a aquellas personas de magnífica
reputación y honorabilidad que se hayan distinguido por su
interés y cooperación hacia el club y los ideales
de Activo 20-30.

El Socio Honorario no tendrá obligaciones, sus
derechos se limitan a aquellos de asistencia, y la oportunidad de
expresar su opinión, podrá ser invitado a todas las
actividades del club teniendo derecho de voz más no de
voto.

PROCEDIMIENTO RECOMENDADO PARA LA ACEPTACIÓN
DE SOCIOS

1. La membresía en cualquier club Activo 20-30 se
logra únicamente por medio de invitación. El
candidato debe ser apadrinado (recomendado e invitado) por
algún socio Activo 20-30 que se encuentre en
situación idónea.

2. Antes de invitar al candidato a pertenecer a Activo
20-30 el socio padrino debe llenar una forma denominada
"Proposición de Candidato" en la que debe anotar el
nombre, edad, dirección, negociación o actividad
que representa, nombre del padrino y cualquier otro informe que
el club crea conveniente, forma que deberá ser entregada
al director del Comité de Membresía.

3. El Comité de Membresía deberá
estudiar la elegibilidad del candidato y someter sus
recomendaciones al Consejo de Directores (el Comité de
Membresía no tiene facultad de aceptar o rechazar a un
candidato, siendo esta facultad exclusiva del Consejo de
Directores).

4. Si la Directiva acepta al candidato, la forma de
"Proposición de Candidato", debidamente autorizada,
deberá regresarse al Director del Comité de
Membresía, quien deberá encargarse de ver que el
prospecto sea traído al club.

5. El candidato aceptado por la directiva se
considerará como prospecto a socio hasta que cumpla con
asistir a cuatro sesiones consecutivas del club. Inmediatamente
después de que haya cumplido con éste requisito,
deberá tomársele la protesta para pasar a figurar
como socio activo. Los traslados y reingresos de socios deben ser
aprobados con éste mismo procedimiento, aunque no es
necesario llenar la forma "Proposición de
Candidato".

6. Inmediatamente después de que el candidato
haya ingresado al club, el presidente debe vigilar que el
Comité de Educación, lo instruya en lo más
elemental, tanto en los ideales Activo 20-30 como en la
educación del club, procurando además que el nuevo
socio entre al círculo de amistad y camaradería que
exista ya entre los socios que tengan más
tiempo.

7. Con objeto de evitar cualquier posible
fricción entre los socios, algunas veces es conveniente
que se adopte el sistema de notificar a la asamblea sobre la
aceptación del candidato para que si algún miembro
conoce impedimento alguno para que el candidato sea aceptado,
así lo haga saber a la directiva, pero nunca en
público.

8. Si el candidato a socio llegara a ser rechazado, tal
decisión deberá ser puesta en conocimiento del
socio proponente, tratando el caso con la mayor discreción
y tacto con objeto de evitar cualquier futuro
problema.

REGLAMENTO PARA LA SUSPENSIÓN DE UN
SOCIO

Las razones para suspender del club a algún socio
son:

1. Si se atrasa 3 meses en el pago de su
cuota.

2. Si su porcentaje de asistencia a las sesiones son
menores a un 60% en el término de 3 meses.

3. Si su conducta, dentro o fuera del club, perjudica el
nombre de Activo 20-30.

4. Si materialmente no muestra interés por las
actividades del club.

5. Si rehusa cumplir y hacer cumplir los Estatutos,
resoluciones y decisiones de Activo 20-30 Internacional, los de
la Asociación Nacional, y los del club.

6. Si rehusa cumplir con el desempeño de las
tareas y responsabilidades que se le asignen.

7. Si falta a tres juntas consecutivas sin
justificación o aviso:

a. Los Socios pueden ser dispensados de asistir a 3
juntas consecutivas si así lo informa el club con debida
anticipación.

b. También el club puede extender a un socio un
permiso de ausencia por 3 meses. Al expirar el plazo, el socio
puede solicitar una nueva prórroga.

c. Los permisos arriba mencionados debe otorgarse
únicamente cuando existan las razones fundamentales, tales
como exceso de trabajo, por viaje, enfermedad, etc.

d. Para qué Consejo de Directores autorice el
permiso de ausencia, el socio deberá cubrir por adelantado
las cuotas que correspondan al período del permiso que
solicite.

e. Lógicamente, los socios con permiso de
ausencia no son considerados como presentes o ausentes por el
Comité de Asistencia.

Procedimiento recomendado para suspender a un
Socio.

1. La solicitud de suspensión puede provenir de
cualquier socio, comité, director o hasta del mismo socio
en cuestión.

2. No importa de dónde provenga la solicitud de
suspensión, esta deberá contener las razones para
las cuales se pide la cancelación de
membresía.

3. La comunicación deberá presentarse al
Consejo de Directores para estudio y votación en su
siguiente junta; es indispensable que exista quórum y la
mayoría de los votos emitidos de los directores ahí
presentes (50% más 1) son suficientes para causar
suspensión.

4. Para la revocación o suspensión de
membresía, no importando la índole de causa, es
necesario que se le oiga en defensa al socio afectado, por lo que
el Consejo de Directores deberá celebrar una audiencia de
justificación, a la cual citará al socio por correo
registrado con acuse de recibo con cinco días de
anticipación. Si el socio se justifica a
satisfacción de la directiva, podrá seguir
disfrutando de su calidad de socio activo.

5. Si el socio queda suspendido definitivamente,
deberá notificarse por escrito, siendo esto deber del
secretario, quien recibirá las indicaciones respectivas
del Consejo de Directores.

6. El resultado de la decisión del Consejo de
Directores deberá ser anotado en la ata de la junta y
deberá ser leída en la siguiente sesión
ordinaria del club.

7. Si un miembro en buena situación ante su club
solicita su baja la directiva puede suspenderlo como "buen
socio", tendiendo el privilegio de hacer visitas a sesiones o
funciones del club o reingresar a éste o cualquier otro
club Activo 20-30, sí su clasificación está
vacante.

8. Los socios suspendidos por violación a los
reglamentos del club pueden solicitar su reingreso. En esto caso
deberá hacer su solicitud de reingreso a través del
Comité de Membresía, mismo que tratará el
asunto como si se tratase de un nuevo socio
solicitante.

COMITÉ DE SOCIOS EX – ACTIVOS.

Las funciones de éste comité consisten en
mantener estrechas relaciones con los socios que han dejado el
club por haber pasado la edad límite, tales como
invitaciones a sesiones especiales, festejos de aniversario del
club, etc. Es conveniente que éste comité lleve un
registro de direcciones de los ex – activos para que
fácilmente se puedan poner en contacto con ellos.
También éste comité puede desempeñar
un papel importante en expansión, ya que si un ex – activo
se muda a otra población, el club puede ponerse en
comunicación con él con miras de establecer
contactos con otros elementos potenciales de esa comunidad para
formar un club Activo 20-30. El programa de expansión de
Activo 20-30 Internacional necesita de la ayuda de los socios
activos y ex – activos, por lo que es recomendable que cada vez
que un socio se mude de población, así haga saber a
la Oficina Nacional para que el Comité de Expansión
se ponga en contacto con él.

COMITÉ DE MÚSICA

El Comité de Música debe vigilar que en
ciertas ocasiones especiales haya música durante la
sesión del club, así como que los socios tomen
parte activa en los programas musicales que se presenten. La
música fomenta la alegría…

COMITÉ DE PROGRAMAS

Este comité es el directamente responsable de
cada uno de los programas que se presenten en las sesiones del
club. Un programa interesante es garantía de buena
asistencia.

Al iniciar el periodo el comité debe reunirse con
el presidente para formular un programa, un tanto flexible, pera
todas y cada una de las sesiones, buscando la manera de hacerlos
agradables y llamativos, y al mismo tiempo que no sean
costosos.

Los programas deben ser de carácter cultural o de
entretenimiento. El Comité debe tener presentes las fechas
conmemorativas, tanto las de Activo 20-30 como las nacionales e
internacionales y aprovechar dichas ocasiones para preparar
programas especiales; a estas sesiones especiales conmemorativas
deberán invitarse a personas capacitadas para hablar sobre
el acontecimiento en especial de que se trate.

COMITÉ DE ENFERMOS Y
CORTESÍA

Son deberes de éste comité:

a. Enviar felicitaciones a socios o sus familiares
(esposa, hijos, padres) con motivo de sus onomásticos,
santos, aniversarios, agradecimientos o cualquier otro motivo que
constituya un convencionalismo social.

b. Visitar a socios que se encuentren
enfermos.

c. Enviar condolencias a socios o familiares en caso de
algún deceso.

Todos estos pequeños detalles harán que la
amistad y camaradería se consoliden más aún
dentro del círculo del club.

COMITÉ DE RELACIONES INTER –
CLUBES

Este comité promoverá las sesiones en
conjunto con otras organizaciones similares a Activo 20-30 en la
comunidad o fuera de la ciudad. En general, deberá crear
un espíritu de acercamiento entre el club y otros clubes
Activo 20-30 y otras organizaciones de servicio.

COMITÉ DE PUBLICIDAD

La publicidad es esencial para Activo 20-30. Los clubes
tienen que vender la idea de la organización a los
jóvenes y esto no se puede hacer sin una publicidad bien
dirigida. Precisamente para éste fin es para lo que en
cada club Activo 20-30 se ha creado un Comité de
Publicidad que se dedica exclusivamente a hacer patente ante el
público la existencia y actividades del club.

La responsabilidad del Comité de publicidad
consiste en inculcar al público los ideales,
propósitos y actividades del club y de Activo 20-30
Internacional, utilizando los siguientes métodos de
difusión:

1. Prensa2. Radio y Televisión.3. El
Emblema Activo 20-304. Boletín del Club, y5. La revista
"Activo Veinte – Treinta".

La publicidad bien dirigida por medio de la prensa es
esencial para cualquier club, ya que es una de las mejores
vías para dar a conocer al público los principios
de Activo 20-30, obtener el respaldo y cooperación de la
comunidad para llevar a cabo los proyectos que emprenda el club.
Todas las actividades que cualquier club organice, como las
sociales, de beneficencia, invitados de honor a las sesiones,
etc., además de ser de interés para los socios,
también lo son para el público en general. Por lo
tanto, debe dedicarse especial atención a que estas
actividades sean puestas en conocimiento del público en
general. Por lo tanto, debe dedicarse especial atención a
que estas actividades sean puestas en conocimiento del
público a través de la prensa.

A. Bases para una Publicidad Adecuada.

Lo que más gusta y capta la atención del
público son los hechos inusitados, mientras que lo usual
pasa desapercibido. Al público deben de
proporcionárseles artículos y noticias de primera
clase, cortos, insólitos e interesantes por su
originalidad de preparación. Cuando los socios del club
hagan obsequio de dulces o juguetes, será una buena
oportunidad para publicidad. Los detalles de las juntas Inter –
Clubes y sus actividades son notas interesantes para leer. Cuando
una buena noticia se publica, miles de gentes la leen y la
comentan. Los periódicos siempre darán cabida a las
noticias de interés general, y hay que aprovechar el valor
de éstas para el bien de la
organización.

El público continuamente se interesa en cualquier
cosa que el Club haga, siempre y cuando verdaderamente rinda un
servicio de utilidad general; por lo tanto, los proyectos
patrocinados por el club serán de interés y
contendrán el material para ofrecer buenas noticias. Sin
embargo debe mencionarse que la publicidad esporádica no
importando que tan buena sea, no dará los resultados
deseados, es por esto que el club puede y debe tener noticias
interesantes por lo menos una vez a la semana para publicarlas en
la prensa.

B. Manera de Presentar la
Relación.

En primer lugar, es menester tener una buena noticia que
publicar, ya que es preferible no presentar nada a enviar una
noticia mediocre. Si al editor del periódico se le
proporcionan escritos mediocres, es lógico que no los tome
en consideración para publicarlos pues por más
voluntad que él tenga de ayudar al club, su
obligación es ofrecer a los lectores noticias de
interés.

1. Ser breve es un factor importante, pues lo que
interesa no es cuanto aparecerá en el artículo,
sino la calidad y precisión de datos

2. Las rotativas de la prensa no esperarán a que
lleguen las noticias del club Activo 20-30, por lo que es
indispensable que éstas lleguen a tiempo a la
redacción del periódico. Una noticia fuera de
tiempo no es noticia.

C. Como ponerse en Contacto con los
Diarios.

El primer deber del Director del Comité de
Publicidad es visitar a los editores de los periódicos
locales, presentarse y hacerle saber a qué club
representa; darles a conocer que el club es una
organización de servicio, con carácter
Internacional y que reconoce en cada uno de ellos y sus
respectivos periódicos un apoyo definitivo para lograr el
bien de la comunidad. Hay que hacerles patente que el club
prestará su ayuda a los proyectos que sean de ventaja y
bienestar a la comunidad. Hay que explicarles cuales son los
ideales y propósitos del club y cómo podrían
ayudar a lograrlos a través de la prensa. Es muy
importante hacerles una invitación para que sesione con el
grupo y cuando estén presentes hágaseles objeto de
una amabilidad sincera que de prestigio al club, pudiendo estar
seguros de que ellos recompensarán con creces su buena
voluntad.

Después de que se haya establecido el contacto
con los editores es necesario pasarles por escrito las noticias
de interés para que sean publicadas, redactándolas
en forma que el club desea que aparezcan, con el texto completo y
sin errores. No hay que esperar a que los reporteros vengan a
pedir noticias, sino que estas deben enviarse oportunamente a la
redacción.

Es buena política invitar a un reportero a cada
una de las sesiones. El costo de esto es insignificante comparado
con los resultados benéficos que el club
obtiene.

Empléese el mismo procedimiento para ponerse en
contacto con los gerentes de Televisión y
Radiodifusión.

D. Fotografías para
Publicación.

Las fotografías de los eventos novedosos
patrocinados por el club, tales como festivales, exhibiciones,
proyectos, etc., son de alto valor publicitario, inclusive, en
algunas ocasiones valdrá la pena que el club cubra el
importe de los clichés de ciertas fotografías para
que sean publicadas especialmente en la prensa. Es bien sabido
que a un lector le llama más la atención una
fotografía, y si ésta despierta interés, es
seguro que leerá el artículo, razón por la
que se recomienda que siempre se empleen fotografías en
las publicaciones. El Comité de Publicidad obtendrá
resultados positivos si se apega alas siguientes
recomendaciones.

1. Ponerse en contacto con los dirigentes de la prensa
radio y televisión.

2. Ser breve.

3. Ser persistente.

4. Siempre presentar noticias de
interés.

5. Emplear fotografías siempre que sea
posible.

Todo el mundo aguarda noticias nuevas y el club las
tiene cada vez que sesiona, cuando patrocina a algún
proyecto o respalda alguna empresa en beneficio de la comunidad.
¡Háganlas saber por medio de la prensa para que el
público conozca mejor a Activo 20-30!

LA REVISTA "ACTIVO VEINTE – TREINTA"

La prensa y otros medios de publicidad ofrecen la
oportunidad de dar a los habitantes de la comunidad respectiva
las actividades del club. Sin embargo, es de igual importancia
que el Comité de Publicidad mantenga informados a los
demás clubes Activo 20-30 sobre las actividades de su
propio club. Esto puede hacerse a través del órgano
oficial de Activo 20-30 Internacional, el cual conocemos como
"Activo Veinte – Treinta", fase de publicidad que no debemos
dejar pasar por desapercibido.